25. Mai 2024
Dokumente finden statt suchen
Neues digitales Dokumentenmanagement-System „Office Manager“ sorgt für einen klaren Überblick über alle Betriebsvorgänge
In den meisten Unternehmen geht heute ohne E-Mail und Internet nichts mehr. Dennoch ist der betriebliche Arbeitsalltag, insbesondere im Kundenkontakt, noch immer häufig von Papierunterlagen geprägt. Die Suche nach Unterlagen, die Mitarbeitende vom Vertrieb über den Service bis zur Geschäftsführung schnell parat haben müssen, gestaltet sich nicht selten als zeitaufwendig. Und sie ist eine häufige Fehlerquelle.
Effizient, intelligent und unverzichtbar
Mit dem „Office Manager“ launcht die MHK Group eine neue, smarte Software, mit der sie ihre Partnerinnen und Partner im Handel und Handwerk bei der digitalen Dokumentenorganisation unterstützt. Die cloudbasierte und intuitiv zu bedienende Software digitalisiert alle erforderlichen Unterlagen und verknüpft sie mit bewährten Tools – wie beispielsweise der Küchenplanungssoftware. Außerdem laufen alle Daten und Dokumente an einem Ort zusammen – übersichtlich, unkompliziert, jederzeit sofort verfügbar.
„Dank des ,Office Managers´ können Arbeitsprozesse automatisiert und Verwaltungsaufgaben deutlich schneller und effizienter organisiert und umgesetzt werden. Ein Büro, das man immer dabeihat und ein echter Assistent im Arbeitsalltag“,
unterstreicht Lutz Bermbach, Geschäftsführer des MHK Finanzdienstleisters und Zentralregulierers IHT Industrie- und Handels-Treuhand.
Nahtlose Zusammenarbeit an jedem Ort und zu jedem Zeitpunkt
Die cloudbasierte und KI-unterstützte Dokumentenverarbeitung und -ablage bietet den Unternehmerinnen und Unternehmern in Handel und Handwerk verschiedene Vorteile: Als Cloudlösung ermöglicht sie kollaborative Zusammenarbeit aller Mitarbeitenden im Unternehmen – und das völlig unabhängig von Ort, Zeit und Devices. Diese Unabhängigkeit wird genau dann entscheidend, wenn die Mitarbeitenden beispielsweise im Homeoffice oder bei einem Kundentermin sind. Eine zusätzliche Fehlerquelle entsteht dabei nicht. Ganz im Gegenteil: Die Cloud ist der Ablageort für alle Daten und Informationen, egal von wem sie wann und wo erstellt werden. Hier werden sie nicht nur zuverlässig gespeichert, sondern bei Änderungen auch entsprechend aktualisiert. Damit sind alle Materialien immer auf dem neuesten Stand.
Dokumente finden, statt sie zu suchen
Einen weiteren Vorteil bietet die KI-gestützte Verarbeitung. Sie führt alle kundenbezogenen Dokumente automatisch zentral zusammen. Auch die Postbearbeitung wird mit dem „Office Manager“ deutlich vereinfacht. Über eine Automatisierung und intelligente Sortierung ist alles bestens organisiert. Nicht zu vergessen: die Suchfunktion. Die Dokumenteninhalte werden in einer Datenbank indexiert. Unabhängig, ob es um Lieferanten- oder Kundenunterlagen geht, führt die Suche von Kundenakten über Rechnungen bis hin zu individuellen Notizen ohne langes Durchforsten von Ordnern oder E-Mail-Verläufen direkt zum richtigen Dokument.
Sichere und datenschutzkonforme Dokumentenverwaltung
Im Praxiseinsatz erweist sich der neue „Office Manager“ als sehr einfach und intuitiv. Mit nur einem Klick ist jede Information für alle verantwortlichen Mitarbeitenden verfügbar. Alle mit dem „Office Manager“ verwalteten Dokumente sind zudem datenschutzkonform und revisionssicher abgelegt. So schützt das Programm Betriebe zuverlässig vor einem der größten aktuellen Risiken. Automatisierte Abläufe sparen zudem Zeit und minimieren Fehler – ein stabiles und zukunftssicheres Fundament für jedes Unternehmen.
Bildmaterial: MHK Group
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