MHK Office Manager: Die smarte Lösung für E-Rechnungen und das digitale Büro

Die Digitalisierung verändert die Arbeitsweise von Unternehmen grundlegend – auch in Handel und Handwerk. Ein wichtiger Bestandteil für zukunftsfähige Abläufe ist das digitale Büro, das effiziente Prozesse, transparente Kommunikation und eine papierlose Dokumentenverwaltung ermöglicht. 

Fit für den Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen 

Dazu zählt auch die seit 1. Januar 2025 geltende Regelung zur elektronischen Rechnungsstellung, kurz: E-Rechnung. Sie verpflichtet alle Unternehmen, Rechnungen in einem strukturierten Format empfangen und verarbeiten zu können. Die MHK Group unterstützt ihre Gesellschafterinnen und Gesellschafter auch bei der Umsetzung dieser Forderung. So wurde der MHK Office Manager entsprechend weiterentwickelt. 

„Zum einen stellt er alle Datensätze der E-Rechnung, die normalerweise nicht lesbar sind, dar. Zum anderen haben wir den Office Manger mit einem automatischen Validierungsprozess ausgestattet. Mit nur einem Klick zeigt der anschließende Prüfbericht, ob die Daten passen und die Rechnung bezahlt werden kann oder vom Absender nachjustiert werden muss“, 

hebt Julian Mohr, der als Leiter digitale Services die Entwicklung des Office Managers begleitet, einen entscheidenden Vorteil hervor. Das sei aber erst der Anfang. Der Prozess werde ganzheitlich betrachtet und Schritt für Schritt umgesetzt: Vom Rechnungseingang und -ausgang über die Rechnungsprüfung bis hin zur automatischen Verbuchung auf den Kontenrahmen und Archivierung. 

Das Büro jederzeit in der Hosentasche dabei 

Neben der Verarbeitung elektronischer Rechnungen punktet der Office Manager mit einer einfachen und sicheren digitalen Dokumentenorganisation. Das Tool verarbeitet die Dokumente aus verschiedenen Quellen mithilfe einer KI automatisch, ordnet sie den entsprechenden Kundenakten zu und archiviert sie revisionssicher sowie GoBd*-konform. Dadurch können alle Dokumente zentral und transparent verwaltet werden. Das macht sich nicht zuletzt bei der Volltextsuche bemerkbar. Statt Ordner zu wälzen, sind die gewünschten Dokumente mit wenigen Klicks gefunden – und dank der cloudbasierten Software überall und jederzeit auf allen mobilen Endgeräten griffbereit. 

Auf der MHK Messe living & style können sich Fachbesucherinnen und Fachbesucher über die Vorteile des Office Managers informieren und die neue Schulungsplattform entdecken, die im MHK Extranet, dem MHKnet, entsteht und sukzessive ausgebaut wird. 

Zusätzlich können sich Interessierte ganz unverbindlich in den jeweils dienstags und donnerstags angebotenen Webinaren über die Vorteile und Leistungen des Office Managers informieren. 

* Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form